Guide pratique pour l'équipe
Boîte à outils
Quel outil sert à quoi, comment l'utiliser, quand y aller, et comment les outils fonctionnent ensemble.
Notion
La base de vérité
Le hub central de tout le projet. Toutes les données importantes vivent ici : CRM Contacts, Tâches, Meetings, Events & Transactions, Documents fondateurs.
À quoi ça sert
- CRM Contacts — la liste de toutes les personnes (invités, prospects, acheteurs)
- Tâches — qui fait quoi, quand, avec quel statut
- Meetings — comptes-rendus et décisions
- Events & Transactions — suivi des inscriptions et des paiements
- Documents fondateurs — brand guidelines, vision, stratégie
Quand y aller
- Pour chercher une info sur un contact, une tâche, un meeting
- Pour mettre à jour un statut (tâche terminée, contact enrichi…)
- Pour consulter les décisions prises en réunion
- Pour suivre la progression globale du projet
| Qui l'utilise | Pour quoi |
|---|---|
| Ulrich | Configuration, intégrations, données, tâches tech |
| Olivier | Suivi projet, CRM, validation, planning |
| Didier | Consulter les briefs, valider les contenus |
| Anna | Voir le calendrier éditorial, ses tâches CM |
| Julien / Lili | Voir les contacts, suivre les inscriptions |
Tally
Les formulaires intelligents
Un outil de création de formulaires en ligne, gratuit, joli, et connecté nativement à Notion. Crée le formulaire "Save the Date", l'intègre dans la landing page, envoie un accusé de réception automatique, et écrit les réponses directement dans le CRM Notion.
À quoi ça sert
- Créer le formulaire "Save the Date" (nom, prénom, email, téléphone)
- L'intégrer dans la landing page Google Sites (via iframe)
- Envoyer un email d'accusé de réception automatique
- Écrire les réponses directement dans le CRM Notion (webhook natif)
Quand y aller
- Pour créer ou modifier un formulaire (champs, textes, design)
- Pour consulter les soumissions (bien que Notion soit la source de vérité)
- Pour personnaliser l'email de confirmation envoyé après inscription
| Qui l'utilise | Pour quoi |
|---|---|
| Ulrich | Créer et configurer les formulaires, connecter à Notion |
| Olivier | Valider le wording et les champs du formulaire |
Canva
Création visuelle & Brand Guidelines
L'atelier de création visuelle de l'équipe. C'est là qu'on crée, décline et exporte tous les visuels. Le Brand Kit centralise les assets de marque (logo, couleurs HEX, polices, photos).
À quoi ça sert
- Centraliser les assets de marque dans le Brand Kit
- Créer des visuels : posts Instagram, stories, visuels WhatsApp, posts Facebook/LinkedIn
- Décliner les templates pour garantir la cohérence visuelle
- Collaborer : toute l'équipe peut accéder et adapter les visuels
- Exporter au bon format pour chaque canal
Quand y aller
- Pour créer un nouveau visuel (post, story, visuel WhatsApp)
- Pour adapter un template existant avec un nouveau texte ou photo
- Pour exporter un visuel au bon format
- Pour vérifier la charte : le Brand Kit sert de référence
| Qui l'utilise | Pour quoi |
|---|---|
| Didier | Créer les templates originaux, valider les déclinaisons, gérer le Brand Kit |
| Anna | Décliner les templates pour les posts et stories Instagram |
| Olivier | Créer des visuels ponctuels (WhatsApp, présentations) |
| Ulrich | Exporter des visuels pour la landing page ou les emails |
Vista Social
Gestion des réseaux sociaux
Plateforme de gestion centralisée des réseaux sociaux (Instagram, Facebook, LinkedIn). Planification, publication multi-réseaux, gestion des conversations, calendrier éditorial et analytics.
À quoi ça sert
- Planifier les publications à l'avance (calendrier éditorial visuel)
- Publier sur plusieurs réseaux en un clic
- Gérer les conversations : commentaires, DM, mentions
- Voir le calendrier éditorial : qui publie quoi, quand
- Analyser les performances : engagement, reach, croissance
Quand y aller
- Pour planifier un post (après l'avoir créé dans Canva)
- Pour consulter le calendrier des publications à venir
- Pour répondre aux commentaires et DM (centralisation)
- Pour vérifier les statistiques d'un post ou de la semaine
| Qui l'utilise | Pour quoi |
|---|---|
| Anna | Planifier les posts, répondre aux commentaires/DM, suivre l'engagement |
| Didier | Valider les posts avant publication |
| Olivier | Consulter le calendrier éditorial, valider la stratégie |
| Ulrich | Configuration technique, connexion des comptes |
Stripe
Paiement (à venir)
La plateforme de paiement en ligne. Encaissement CB / Apple Pay / Google Pay, gestion des produits et codes promo, Payment Links intégrables dans la landing page, suivi des transactions.
À quoi ça sert
- Encaisser les paiements : carte bancaire, Apple Pay, Google Pay
- Gérer les produits : ticket "Route Neuve", prix 95€, variantes
- Codes promo : créer des coupons de réduction si besoin
- Payment Links : lien de paiement intégrable dans la landing
- Suivi : transactions, remboursements, chiffre d'affaires
Comment ça marchera
Le visiteur clique "Réserver ma place" sur la landing
Redirigé vers une page Stripe brandée Aston Ish
Paie par CB, Apple Pay ou Google Pay
Stripe envoie un webhook → transaction créée dans Notion
Contact mis à jour dans le CRM (statut = "Acheté")
Email de confirmation envoyé via Encharge
| Qui l'utilise | Pour quoi |
|---|---|
| Ulrich | Configuration technique, webhooks, codes promo |
| Olivier | Suivi des ventes, décisions pricing |
| Julien | Décisions commerciales (prix, variantes, remboursements) |
Twilio
Envoi SMS & WhatsApp (à confirmer)
Service d'envoi de SMS et messages WhatsApp à grande échelle. Envoie des SMS avec le lien vers la landing page aux ~150 contacts F&F, des messages WhatsApp automatisés (confirmations, relances), et permet des campagnes ciblées depuis Encharge.
| Qui l'utilise | Pour quoi |
|---|---|
| Ulrich | Configuration technique, templates, suivi des envois |
| Olivier | Validation du contenu des messages, déclenchement des campagnes |
Encharge
Newsletters et emails automatisés (à confirmer)
Plateforme d'email marketing et d'automation. Email de bienvenue après inscription, séquences automatiques (teasing, coulisses, relances, rappels J-7 / J-1), emails de confirmation d'achat, gestion des segments de contacts, et déclenchement SMS/WhatsApp via Twilio.
| Qui l'utilise | Pour quoi |
|---|---|
| Ulrich | Configuration des workflows, intégrations, templates |
| Olivier | Validation du contenu des emails, suivi des KPIs email |
| Didier | Fournir les visuels et valider le ton des emails |
Workflows
Les outils ne fonctionnent pas en silos. Voici les 3 grands workflows du quotidien.
1.Créer et publier un contenu visuel
📋
Notion
Consulter le brief
🎨
Canva
Créer le visuel
📱
Vista Social
Planifier & soumettre
✅
Didier
Valide
🚀
Publication
Auto multi-réseaux
Anna consulte le calendrier dans Notion → voit quel post est prévu
Anna ouvre Canva → décline le template correspondant
Anna importe dans Vista Social → planifie la date/heure
Didier reçoit une notif → valide ou demande un ajustement
Vista Social publie automatiquement à l'heure prévue
2.Un visiteur s'inscrit "Save the Date"
🌐
Landing
Formulaire Tally
📝
Tally
Enregistre + accusé
🧠
Notion CRM
Contact créé auto
📧
Encharge
Email bienvenue
→ Aucune action manuelle nécessaire après la configuration initiale.
3.Un visiteur achète sa place (quand Stripe actif)
🌐
Landing
Clic Réserver
💳
Stripe
Paiement sécurisé
🧠
Notion
Transaction créée
📧
Encharge
Confirmation + SMS
La règle d'or des workflows
🎨
Créer
Canva
📣
Diffuser
Vista Social, Encharge, Twilio
💰
Convertir
Tally, Stripe
🧠
Centraliser
Notion
Notion est toujours le point de départ et le point d'arrivée. Les autres outils gravitent autour.
Tableau récapitulatif
Quel outil, pour quoi, quand — en un coup d'œil.
| Outil | Rôle principal |
|---|---|
| 🧠Notion | Source de vérité : contacts, tâches, meetings, suivi |
| 📝Tally | Formulaires connectés à Notion + accusé réception |
| 🎨Canva | Création visuelle & Brand Kit |
| 📱Vista Social | Planification & gestion des réseaux sociaux |
| 💳Stripe | Encaissement des paiements |
| 💬Twilio | Envoi SMS & WhatsApp à grande échelle |
| 📧Encharge | Emails automatisés & séquences de nurturing |